Pragmatycznie o… zarządzaniu finansami w firmie z Profit First
Oto, czego dowiesz się z tego odcinka Pragmatic Talks:
Czym jest metoda profit first?
Profit First to metoda zarządzania finansami w firmie, opisana przez Mike’a Michalowicza. Jej główna zasada odwraca tradycyjne myślenie o księgowości. Zamiast równania Przychody – Koszty = Zysk, stosuje się podejście Przychody – Zysk = Koszty. Oznacza to, że zysk jest pierwszą rzeczą, którą firma odkłada po otrzymaniu wpłaty, a na wydatki przeznacza się to, co pozostanie. Metoda jest inspirowana domowym „systemem kopertowym”, gdzie pieniądze od razu po otrzymaniu pensji dzieli się na konkretne cele.
Jak wdrożyć profit first w praktyce – system subkont
Wdrożenie metody polega na utworzeniu w banku kilku oddzielnych kont, z których każde ma inne przeznaczenie. Pragmatic Coders, firma stosująca tę metodę od 7 lat, używa następującego podziału:
- Konta na wydatki: Osobne subkonta dla każdej kategorii kosztów, np. Marketing, HR, Sprzedaż, Delivery (wynagrodzenia programistów), OPEX (koszty operacyjne), wynagrodzenia zarządu oraz R&D.
- Konto Income: Główne konto, na które wpływają wszystkie przychody od klientów.
- Konto Profit: Na to konto w pierwszej kolejności trafia ustalony procent z każdej wpłaty – to jest zysk firmy.
- Konto Volt (skarbiec): Konto przeznaczone na budowanie poduszki finansowej na trudne czasy.
Proces działa następująco: za każdym razem, gdy na konto Income wpływają pieniądze, są one natychmiast rozdzielane na pozostałe konta zgodnie z wcześniej ustalonymi procentami. Przykładowy podział w Pragmatic Coders to:
- Profit – 5%
- Delivery – 75%
- Wynagrodzenia zarządu – 5%
- OPEX – 5%
- Marketing – 2,5%
- HR – 2,5%
- Sprzedaż – 2%
- R&D – 3%
Kluczowa zasada: wydatki związane z danym obszarem (np. marketingiem) mogą być pokrywane tylko i wyłącznie ze środków na koncie przypisanym do tego obszaru. Jeśli na koncie brakuje pieniędzy, wydatek nie jest realizowany.
Rola konta „Volt”, czyli firmowej poduszki finansowej
Konto Volt to firmowy skarbiec, którego celem jest zapewnienie płynności finansowej w sytuacjach kryzysowych. Firma ustala docelową kwotę, jaką chce zgromadzić jako zabezpieczenie. Pieniądze na to konto można odkładać na dwa sposoby:
- Przez pewien czas cały wypracowany zysk (środki z konta Profit) przekazywać na konto Volt.
- Przypisać do konta Volt stały procent przychodów, aż do osiągnięcia założonego celu.
Pragmatic Coders skorzystali ze swojego skarbca, gdy jeden z kluczowych klientów zbankrutował, pozostawiając firmę z wierzytelnościami na kilka milionów złotych. Poduszka finansowa pozwoliła im przetrwać ten kryzys bez konieczności przeprowadzania zwolnień grupowych.
Główne korzyści ze stosowania metody profit first
- Większa autonomia menedżerów: Każde konto ma swojego „właściciela” (np. menedżera działu), który może samodzielnie podejmować decyzje o wydatkach w ramach dostępnych środków, bez konieczności konsultacji z zarządem. Dotyczy to także decyzji o zatrudnieniu nowych osób.
- Strategiczne zarządzanie kosztami: Zarząd skupia się na ustalaniu procentowego podziału środków na wysokim poziomie, a nie na mikrozarządzaniu pojedynczymi wydatkami.
- Bezpieczeństwo finansowe: Systematyczne budowanie poduszki finansowej na koncie Volt chroni firmę przed nieprzewidzianymi zawirowaniami na rynku.
- Transparentność i kontrola: Metoda daje jasny obraz tego, ile pieniędzy wydaje się w poszczególnych obszarach, co ułatwia kontroling finansowy i optymalizację kosztów.
Transkrypcja odcinka
Intro
0:00
W dzisiejszym odcinku porozmawiamy pragmatycznie o Profit First, czyli o metodzie zarządzania finansami w firmie, która pomaga osiągać zyski nawet w trudnych czasach.
0:08
Zapraszam.
0:15
Czym jest Profit First? Jak zarządzać finansami w firmie w taki sposób, by na wszystko wystarczyło i jednocześnie by zostawały po wszystkich wydatkach jakieś zyski? Jak zarządzać firmą bez budżetowania? Jak sprawić, by Twoi menedżerowie mogli samodzielnie podejmować decyzje dotyczące wydatków i kosztów bez konsultowania się z zarządem czy działem finansów? Na te i kilka innych pytań odpowiem w dzisiejszym odcinku pragmatycznie o…
Czym jest profit first?
0:37
Profit First to metoda zarządzania finansami opisana przez Majka Michalowicza w książce o tym samym tytule. Metoda ta bazuje na trochę już zapomnianej praktyce zarządzania finansami domowymi, nazywanej systemem kopertowym, który to polegał na tym, że osoby dysponujące finansami domowymi na początku miesiąca, gdy dostawały wypłatę, to dzieliły te pieniądze na kilka kopert bądź pudełek, gdzie każda koperta miała swoje przeznaczenie. Na przykład była koperta na rachunki, koperta na jedzenie, koperta na opłaty za edukację, ale też na przykład koperta na oszczędności czy wydatki na rozrywkę.
1:09
Profit First używamy w Pragmatic Coders już od około 7 lat. Dzięki temu podejściu udało nam się nie tylko osiągnąć wymierne zyski, ale też przejść suchą stopą przez wiele problemów i kryzysów finansowych.
1:20
W dużym skrócie, Profit First, jak sama nazwa wskazuje, polega na tym, że zysk, czyli profit, wypłacamy jako pierwszy.
1:26
Ale jak to wygląda w praktyce?
1:28
Aby zacząć stosować Profit First, warto najpierw przeanalizować dotychczasowe wydatki w firmie i pokategoryzować je w kilka grup, które później pomogą nam lepiej zarządzać i dystrybuować środkami.
Kategoryzacja wydatków
1:38
Dla każdej takiej kategorii, analizując wydatki historyczne, możemy określić wartość procentową odpowiadającą temu, jaki udział we wszystkich wydatkach dana kategoria miała na przestrzeni miesiąca, kwartału bądź roku.
1:49
W naszym przypadku, w Pragmatic Coders, wyróżniliśmy kilka grup wydatków:
- Marketing, czyli reklamy, kampanie, ogólne działania marketingowe.
- HR, rekrutacja, employer branding itp.
- Wydatki związane ze sprzedażą.
- Delivery, czyli w naszym przypadku koszty związane z wynagrodzeniami programistów i innych osób, których usługi fakturujemy naszym klientom.
- OPEX, czyli wydatki administracyjne i operacyjne, typu biuro czy materiały biurowe, kawa i wszystko inne, co jest związane z prowadzeniem firmy.
- Osobno wynagrodzenia zarządu czy też właścicieli i osobno wydatki na research and development, czyli R&D.
2:23
Dla każdej kategorii, którą wymieniłem, utworzyliśmy w naszym banku osobne konta bankowe. W zależności od banku takie konta są albo dodatkowo płatne, albo bezpłatne, także polecam sprawdzić ofertę banków na rynku.
2:35
Oprócz tego utworzyliśmy jeszcze trzy dodatkowe konta: Profit, Volt (czyli skarbiec) oraz konto Income, czyli konto, na które wpływają przelewy od naszych klientów.
2:44
Majk Michalowicz w swojej książce poleca jeszcze zrobienie jednego osobnego konta na wszelkiego rodzaju podatki i opłaty skarbowe. Robiliśmy tak w przeszłości, ale z czasem stwierdziliśmy, że lepszym rozwiązaniem jest pobieranie podatków z innych kont w zależności od oszacowanego udziału tych obszarów w kosztach związanych z podatkami.
3:01
Cała zabawa z Profit First polega na tym, że z góry zakładamy, na jakiej marży chcemy operować, czy też jaki zysk (profit) chcemy generować w ujęciu procentowym względem naszych przychodów, bez względu na wysokość tych przychodów. Oczywiście, jeśli nie zaczynamy biznesu od zera, to możemy tę wartość wyliczyć z danych historycznych i użyć jej w późniejszej dystrybucji przychodów, o czym za chwilę opowiem. Podobnie możemy policzyć wartość udziału poszczególnych kategorii wydatków we wszystkich kosztach, które mamy w naszej firmie.
3:27
Następnie przypisujemy do każdego z naszych kont odpowiednie wartości procentowe odpowiadające temu, jaki udział procentowy dana kategoria wydatków powinna mieć w naszych przychodach. Nie robimy tego dla konta Volt i Income.
3:38
Profit First polega na tym, że teraz za każdym razem, gdy na nasze konto Income wpłynie jakaś wpłata, środki na tym koncie będziemy szybko dystrybuować zgodnie z założonymi procentami na pozostałe konta, zaczynając od konta Profit. I teraz, na przykład, gdy mamy wydatek z którejś z wcześniej ustalonych kategorii, to taki wydatek może być pokryty tylko i wyłącznie z konta bankowego danej kategorii – czyli nie pożyczamy pieniędzy pomiędzy kontami. Nie wydajemy pieniędzy z dowolnego konta. Tylko każdy obszar w firmie ma swoje konto, z którego wydatkuje na pokrycie swoich kosztów. Jeśli na danym koncie nie ma środków, to takiego wydatku po prostu nie powinniśmy ponosić.
Volt – poduszka finansowa
4:14
No dobrze, to co z tym kontem Volt, kontem, do którego nie przypisaliśmy jeszcze żadnej wartości procentowej? To konto to nasz skarbiec, nasza poduszka finansowa na trudne czasy. Tam powinniśmy odłożyć odpowiednie zabezpieczenie, które pomoże nam się uratować w sytuacjach, w których utracimy płynność finansową.
4:32
Warto przeanalizować swoje dotychczasowe wydatki, poczynić pewne założenia co do tego, co może pójść nie tak, i na tej podstawie ustalić wysokość poduszki finansowej, którą potrzebujemy odłożyć na potencjalnie trudne czasy. Gotówkę będziemy odkładać na Volt do momentu uzyskania założonego pułapu poduszki finansowej.
4:49
Załóżmy, że mamy już w głowie jakąś kwotę poduszki finansowej, niech to będzie przykładowo pół miliona złotych. Jeśli prowadzimy firmę nie od dziś, to środki finansowe, które zgromadziliśmy do tej pory na naszym koncie bankowym, powinniśmy rozdzielić pomiędzy nowymi kontami bankowymi zgodnie z założonymi wartościami procentowymi, wcześniej uwzględniając właśnie poduszkę finansową, którą sobie ustaliliśmy.
5:10
A w jaki sposób powinniśmy odkładać te pieniądze, zakładając, że do tej pory tej poduszki finansowej jeszcze nie mieliśmy lub że odłożona wcześniej kwota jest mniejsza od oczekiwanej? Otóż są na to dwa sposoby.
5:21
Pierwszy jest taki, że przez pierwszy okres nie płacimy sobie profitu, tylko cały profit przekazujemy do naszego skarbca. W ten sposób szybko odłożymy odpowiednią poduszkę finansową.
5:31
Drugi polega na tym, że do konta Volt przypisujemy również jakiś procent przychodów, który będzie obowiązywał do czasu, aż uzbiera się tam odpowiednia, wcześniej założona kwota. Zwykle oznacza to pomniejszenie procentów, które normalnie szłyby na konto Profit.
5:45
Dobrze, to jak to może wyglądać w praktyce?
Subkonta – jak rozdysponować środki?
5:48
Załóżmy, że nasza dystrybucja przychodów wygląda następująco:
- Konto Profit – 5%
- Konto Delivery – 75%
- Wynagrodzenia zarządu – 5%
- OPEX – 5%
- Marketing – 2,5%
- HR, rekrutacja, employer branding – kolejne 2,5%
- Sprzedaż – 2%
- R&D – 3%
6:09
Na koncie Volt odłożyliśmy już oczekiwaną poduszkę finansową w wysokości pół miliona złotych.
6:14
Następnie załóżmy, że jest początek miesiąca. Jeden z naszych klientów zapłacił fakturę i na nasze konto wpłynęła kwota 100 tysięcy złotych. Robimy więc dystrybucję tych środków. W ciągu miesiąca takich wpłat mieliśmy kilka, może nawet kilkanaście. Na naszych kontach uzbierały się pewne kwoty. W międzyczasie oczywiście każdy z tych obszarów ponosił pewne koszty i opłacał je ze swojego konta.
6:33
Zazwyczaj jednak największym kosztem w biznesie takim jak nasz jest koszt wynagrodzeń. Wynagrodzenia również płacimy zawsze z odpowiednich kont, przypisanych do obszarów, w których ktoś pracuje. Raczej rzadko zdarza się, by ktoś pracował w więcej niż jednym obszarze. Warto też tak układać kategorie wydatków i podział kont, by do takich sytuacji raczej nie dochodziło.
6:51
Pod koniec miesiąca lub kwartału możemy podjąć decyzję o tym, co zrobić z profitem. Można go albo świadomie w coś zainwestować, albo po prostu wypłacić udziałowcom czy też innym osobom, które dostają premie liczone jako udziały w zysku firmy.
Autoreklama „How to Start a Startup?”
7:04
Jeśli zainteresował cię ten odcinek, to prawdopodobnie zainteresuje cię również nasz darmowy e-book. Znajdziesz w nim kompleksowy zestaw narzędzi i procesów strategicznych. Kliknij link w opisie i przyspiesz rozwój swojego biznesu.
7:16
A tymczasem wróćmy do tematu.
Benefity metody profit first
7:18
Skoro już wiecie, jak działa Profit First, to może opowiem o tym, co nam dało zastosowanie Profit First w Pragmatic Coders.
7:25
Po pierwsze, u nas każde takie konto ma osobę, która jest ownerem danego obszaru. Zazwyczaj jest to menedżer bądź menedżerka działu. Takie osoby mogą śmiało podejmować samodzielnie decyzje związane ze wszystkimi kosztami w danym obszarze, bez pytania kogokolwiek o zgodę czy o to, czy jest na to budżet. Jeśli są odpowiednie środki na koncie i dany menedżer widzi potencjał na zwrot z inwestycji, to może taką decyzję szybko podjąć. Jeśli środków brakuje, to w pierwszej kolejności należy poszukać oszczędności w danym dziale. Ewentualnie można wtedy już na forum managementu czy zarządu porozmawiać o dofinansowaniu jakiejś konkretnej inwestycji z zysku. Przez koszty rozumiemy tutaj wszystkie koszty, także te związane z zatrudnianiem ludzi w danych działach.
8:03
Ja, przykładowo jako CEO firmy, nie decyduję o tym, czy w danym dziale powinno się powiększyć, czy zmniejszyć skład, a przynajmniej nie robię tego na poziomie operacyjnym. To są decyzje naszych menedżerów, którzy mogą je podejmować bez konsultacji z kimkolwiek, w oparciu o to, ile tak naprawdę gotówki mają do dyspozycji w danym okresie czasu, zazwyczaj w dłuższym okresie czasu w przypadku tego typu decyzji.
8:23
Kolejna zaleta stosowania Profit First w naszej firmie to to, że w zarządzie, czy u nas raczej w management teamie, zyskaliśmy narzędzie do strategicznego zarządzania kosztami na wysokim poziomie. Zamiast w takim gronie dyskutować o szczegółach wydatków, jedynie raz na jakiś dłuższy czas ustalamy, jaki udział procentowy ma mieć każdy z naszych działów, a to menedżerowie działów są już odpowiedzialni za to, by odpowiednio to zoptymalizować.
8:45
Kolejnym benefitem skorzystania z Profit First jest to, że przez te wszystkie lata odłożyliśmy naprawdę znaczną poduszkę finansową, która zapewnia nam bezpieczeństwo nawet w przypadku bardzo dużych kryzysów i zawirowań na rynku.
8:57
Prawdę powiedziawszy, z tych środków na koncie Volt skorzystaliśmy na poważnie w zasadzie tylko raz. Wtedy jeden z naszych dużych klientów stracił płynność finansową i zbankrutował, zostawiając nas z wierzytelnościami na kilka milionów złotych. Nasza poduszka finansowa uszczupliła się wtedy na przestrzeni kilku miesięcy prawie o połowę, ale pozwoliło nam to spokojnie odbudować płynność finansową bez radykalnych kroków, np. zwolnień grupowych. Był też taki krótki, ciężki okres, gdy procent odkładany na konto Profit wynosił zero, oraz był też taki czas, gdy przeznaczaliśmy zyski na odbudowę poduszki finansowej. Ale poza tymi okresami i momentami, w których zdecydowaliśmy się na świadome inwestycje, w miarę stabilnie i regularnie wypłacamy zyski z naszej firmy.
9:37
Jest to też bardzo dobra forma kontrolingu finansowego, dzięki któremu wiemy transparentnie, ile na co wydajemy oraz czy dane obszary wymagają dofinansowania, lub wręcz przeciwnie – może należy pewne wydatki ukrócić.
9:49
Gorąco zachęcam do przeczytania książki Majka Michalowicza, gdzie Profit First jest opisany w szczegółach, ale przede wszystkim polecam i rekomenduję ci stosowanie tego podejścia w Twojej firmie.
9:59
Jako bonus dodam jeszcze tylko, że bardzo podobnego podejścia, z kilkoma kontami bankowymi i podpiętymi do nich kartami, używam do swoich prywatnych finansów, po to by mieć większą kontrolę nad wydatkami, ale także po to, by lepiej zarządzać nadwyżkami finansowymi, które regularnie staram się inwestować. Ale to już materiał na osobny odcinek.
Outro
10:18
Dajcie znać w komentarzach, czy chcielibyście o tym posłuchać.
10:21
A tymczasem, jeśli ten podcast wniósł dla ciebie wartość i chcesz, żebyśmy dalej nagrywali i publikowali treści, w których dzielimy się naszym doświadczeniem, to największym wsparciem, jakim możesz nam udzielić, jest polubienie tego odcinka, zasubskrybowanie naszego kanalu i udostępnienie naszych materiałów w social mediach, by podkręcić nasze zasięgi.
10:39
Dzięki za uwagę i do zobaczenia i usłyszenia w kolejnych odcinkach.
