Dlaczego projekty IT upadają i jak temu zapobiec

Projekty IT upadają z przyczyn, które da się przewidzieć. Problem nie tkwi w braku szczęścia. Winne są brak spójności, niekontrolowana złożoność i słabe mechanizmy informacji zwrotnej. Jeśli szybko wychwycisz pierwsze oznaki problemów, zwykle zdążysz ustabilizować proces dostarczania, zanim opóźnienia i przekroczenia budżetu wymkną się spod kontroli.

Wielu liderów bagatelizuje ryzyko. Przeciętnie, duże projekty IT przekraczają budżet o 45% i czas o 7%, dostarczając przy tym o 56% mniej wartości niż planowano. Co szósty projekt IT przekracza koszty o 200% i zajmuje o 70% więcej czasu niż zakładano. Organizacje tracą sporą część budżetu na słabe projekty – zwykle kilka-kilkanaście procent.

Ten artykuł pokaże ci, jak szybko ocenić kondycję projektu IT i działać. Dostaniesz prosty zestaw kroków do szybkiej oceny zdrowia projektu i wczesnego wykrywania kłopotów. Znajdziesz w nim kryteria priorytetyzacji oraz 5‑krokowy plan stabilizacji Twojego projektu.

Jak mierzyć kondycję projektu IT

Projekty upadają, bo zespoły walczą z objawami, zaniedbując przyczyny. Proces budowy oprogramowania załamuje się, gdy priorytety kolidują, złożoność rośnie i nikt nie widzi systemu jako całości. Rozwiązaniem jest stała obserwacja zmian zachodzących w projekcie i działanie na tej podstawie. Gdy kilka elementów jednocześnie skręca w złą stronę, projekt najpewniej jest w kiepskiej kondycji.

No dobrze, ale jak prowadzić taką obserwację? Na początek znajdź punkt odniesienia. Cofnij się o sześć do ośmiu tygodni. Porównaj stan dzisiejszy projektu z poprzednim kwartałem. Ale nie szukaj zmian w pojedynczych metrykach. Popatrz szerzej. Informacje, których szukasz to np. wzrost kosztów przy jednoczesnym spowolnieniu prac i wzroście liczby błędów.

Czytaj sygnały w kontekście. Lekkie spowolnienie po dużej aktualizacji może być normalne. Długotrwała stagnacja przy rosnącej liczbie zgłaszanych poprawek i incydentów już nie. Normalizuj obserwacje względem wielkości zespołu i etapu rozwoju. Wczesne prototypy mogą być nieco chaotyczne. Dojrzałe produkty powinny wykazywać stabilny, powtarzalny schemat.

Skup się na korelacji. Spowolnienie połączone z większą liczbą problemów na produkcji często wskazuje na dług techniczny i luki w integracji. Koszty rosnące szybciej niż liczba użytkowników zwykle oznaczają nadmiernie rozbudowaną architekturę. Gdy zmienia się kilka metryk naraz, traktuj to jako problem systemowy i szukaj niedawnych zmian w celach projektu, jego strukturze lub w składzie zespołu.

Jak z wyprzedzeniem rozpoznać, że projekt się wali

Jedno potknięcie jest normalne. Seria błędów oznacza, że system jest rozregulowany. Traktuj te sygnały jak syreny alarmowe ostrzegające o rosnącym ryzyku pożaru w projekcie.

Czas realizacji zadań stale się wydłuża

Obserwuj czas upływający od zgłoszenia poprawki do jej wejścia na produkcję oraz liczbę “rozgrzebanych” zadań. Czas realizacji rośnie, niedokończone zadania się piętrzą, a wydajność spada? Prawdopodobnie spowalniają was ukryte zależności i zbyt częste zmiany kontekstu w zespole. Najczęstsze przyczyny to:

• Zbyt wiele rozpoczętych zadań tworzy przestoje i wymusza skakanie między kontekstami
• Rozmyte priorytety i niejasne cele wymuszają restart częściowo ukończonych zadań
• Wąskie gardła w systemie pracy zespołu przekładają się na ogólny spadek wydajności
• Wolna integracja i testowanie opóźniają informację zwrotną i poprawki

Porównaj koszty utrzymania z aktywnością użytkowników

Śledź miesięczne koszty infrastruktury i operacji w przeliczeniu na aktywnego użytkownika. Jeśli wydatki rosną szybciej niż dostarczana wartość, a koszt na użytkownika idzie w górę, projekt przestaje się opłacać. Najczęstsze przyczyny to:

• Nadmiernie zeskalowana infrastruktura i niewykorzystane zasoby
• Nieefektywne korzystanie z chmury (brak optymalizacji/planów oszczędnościowych, wysokie koszty transferu danych)
• Przekombinowana architektura z dużym narzutem operacyjnym

Małe zmiany dotykają zbyt dużo kodu

Śledź, ile plików lub usług obejmuje pojedyncza zmiana, oraz jak stabilne są wdrożenia. Jeśli proste funkcje wymagają wielu edycji w różnych repozytoriach, a aktualizacje są ryzykowne, to znak, że architektura stawia opór. Najczęstsze przyczyny to:

• Ścisłe sprzężenia i rozrost mikroserwisów
• Niejasne granice modułów i usług
• Słaba jakość refaktoryzacji, zwykle związana z niedostateczną liczbą testów automatycznych
• Niedopracowane CI/CD lub jego brak

Coraz więcej błędów na produkcji i zwalniające tempo ich naprawy

Monitoruj liczbę błędów, częstotliwość incydentów i średni czas przywrócenia (MTTR). Jeśli coraz więcej defektów trafia na produkcję, powtarzają się podobne incydenty, a MTTR rośnie, narasta dług techniczny. Najczęstsze przyczyny to:

• Znowu, niewystarczające testy automatyczne
• Brak transparencji wewnątrz zespołu i niepełne procedury operacyjne (runbooki)
• Niedoprecyzowane kryteria akceptacji

Wysoka rotacja w zespole i nieczytelne raporty

Śledź rotację, czas do pierwszego wartościowego pull requesta (PR) dla nowych osób, tempo wdrażania i czytelność raportów statusowych. Częste zmiany kadrowe, wolny onboarding oraz aktualizacje bez jasno opisanych ryzyk, decyzji i efektów stanowią poważne “czerwone lampki”. Prawdopodobne przyczyny:

• Słaby transfer wiedzy i niepełna dokumentacja
• Zależność całego projektu od kilku kluczowych osób
• Zły system motywacyjny pracowników (nagradzanie ilości pracy zamiast wyników)
• Słabe zarządzanie współpracą z dostawcą (brak otwartej i transparentnej komunikacji, mgliste prezentacje oraz brak listy głównych zagrożeń)

Zanim zaczniesz działać, określ realny stan poszczególnych elementów projektu, aby ustalić poziom ryzyka i priorytety.

Szybki audyt kondycji projektu IT

Wypełnij krótki kwestionariusz poniżej, aby oszacować ryzyko, ustawić priorytety i otrzymać ocenę projektu z listą obszarów o wysokim i krytycznym ryzyku.

Jak uratować płonący projekt IT: plan działania w 5 krokach

Najpierw opanuj pożar, potem usprawniaj proces krok po kroku.

1. Uporządkuj zakres prac i priorytety. Wstrzymaj rzeczy drugorzędne. W backlogu zostaw tylko to, co daje realną wartość. Każdy element opisz jasnymi kryteriami akceptacji.
2. Zapewnij przejrzystość. Udostępnij prosty panel z kluczowymi wskaźnikami (czasem realizacji, tempem pracy, liczbą “rozgrzebanych” zadań, błędami i incydentami) i miej je pod kontrolą. Zapisuj podjęte decyzje, zidentyfikowane ryzyka oraz osoby odpowiedzialne za kolejne kroki.
3. Ustabilizuj architekturę i jakość. Wskaż obszary o dużym wpływie na system i uprość interfejsy. Dodaj testy tam, gdzie pokrycie jest najsłabsze, ustabilizuj CI/CD i zautomatyzuj wdrożenia na środowisko testowe. Wdrażaj częściej, w mniejszych porcjach – będzie szybciej, bezpieczniej i z mniejszą liczbą eskalacji.
4. Ułóż plan od nowa, biorąc pod uwagę realne możliwości zespołu. Oszacuj go na podstawie historycznej wydajności i dodaj bufory. Renegocjuj terminy, zmieniając zakres prac i harmonogram, a nie obniżając jakość. Celuj w przewidywalne sprinty dopasowane do waszych możliwości.
5. Uporządkuj komunikację i kompetencje decyzyjne. Jasno określ, kto podejmuje decyzje w sprawie planu rozwoju, architektury, wydań i incydentów. Częstym błędem jest próba ‘pudrowania’ problemów de facto komunikacyjnych nowymi etatami. (Przeczytaj więcej o tym, dlaczego zatrudnienie kolejnych 10 osób rzadko rozwiązuje problem szybkości). Zamiast spotkań statusowych organizuj krótkie prezentacje (demo) kończące się podjęciem decyzji. Cel: szybsze decyzje i mniej zderzeń priorytetów. Odpowiednie zarządzanie komunikacją z interesarisuzami jest tutaj kluczowe.

Uwaga praktyczna: nie każdy projekt da się w ten sposób ustabilizować. Zespoły wewnętrzne zwykle mogą wdrożyć te zmiany samodzielnie. W przypadku zewnętrznego dostawcy powodzenie zależy od jakości współpracy i przejrzystości. Jeśli dostawca odmawia: ograniczenia zakresu prac, zapewnienia przejrzystości postępów lub uproszczenia architektury, potraktuj to jako blokadę i eskaluj sprawę. To często moment, by przygotować plan zmiany dostawcy albo sięgnąć po wsparcie z zewnątrz.

Kiedy skorzystać z zewnętrznej pomocy dla płonącego projektu?

Sprowadź doświadczoną pomoc, gdy ryzyko narasta szybciej, niż jesteś w stanie reagować. Sygnały to powtarzające się niedotrzymanie kamieni milowych, pat w architekturze, zmęczenie incydentami i utrata zaufania interesariuszy. Skuteczny partner szybko pokaże ryzyka, przeorientuje backlog na wyniki, uprości architekturę i zapewni przejrzystość potrzebną do świadomego podejmowania decyzji.

Jeśli chcesz szybko ustabilizować projekt, potrzebujesz ukierunkowanego wsparcia – na przykład naszych usług ratunkowych dla projektów IT. Razem zidentyfikujemy najważniejsze ryzyka i ustalimy plan działań, a następnie ustabilizujemy pracę Twojego zespołu i sprowadzimy projekt na właściwe tory. Nie czekaj aż pożar wymknie się spod kontroli, skontaktuj się z nami!

Podsumowanie

Pożary w projektach nie są przypadkowe. Są one powodowane przez wzorce wcześnie widoczne w: metrykach, sygnałach jakości, kosztach i zachowaniach zespołu. Diagnozuj przyczyny zamiast leczyć objawy. Ustabilizuj zakres prac, przejrzystość i architekturę, a potem dostosuj plany do realnej wydajności zespołu. Skorzystaj z formularza oceny kondycji projektu, aby wybrać punkt startu i zrób w tym tygodniu jeden krok stabilizacyjny. Za dwa tygodnie spójrz w dane i skoryguj kurs. Taki rytm pozwoli Ci ugasić pożar i zapobiec kolejnemu.

Summarize this article with AI

ChatGPT

Claude

Perplexity